るるブログ

ゆっくりまったりのんびりと、少しまじめに少し面白く色んなことを書いていきます。

新入社員の教育!報連相!

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現在、年度初めの、各種請求書や案内状など様々な文章を一斉に送っているのですが、色々と期限が迫ってきており、話をしたところ、パソコンが少しできる(入力は得意)という新入社員の方に、Wordの「差し込み印刷をお願いしました。

 

Wordの文章の作成、フィールドの差し込みは既に終わっていたので、あとは印刷をするだけでしたが、入ってきたばかりということもあり、この会社にはどのような顧客がいるのかExcelのシートで全体的に見てもらうこと、また、Wordの文章をどのような形式で作られているのかなど、様々な事を覚えてほしいと思ったために、今回印刷からお願いしました。(電話を受けた時にあ、この名前の人!と思ってくれると最高ですね!)

 

また、分かりやすく、フォルダごとに分けて、対応したWordとExcelデータのみにして、複数フォルダ作り、お願いをしました。

 

「このフォルダごとに分かれてるWordの文章に、このExcelデータを差し込んであるから、中身を確認してもらって、印刷をお願いできるかな?やり方わかる?」

と聞いたら、返事よく「はい!」と言うので、

「じゃあ、印刷はこの用紙を使ってね!フォルダごとに印刷したものを分けてくれると助かる!あと、印刷が終わったら、××さんに他に何か仕事あるか聞いてね!」

と、私はそのまま社内の会議に入って、会議終了後、急用の用事があったため、任せた仕事は確認せずに外出し、夕方戻ってきたら、何故か未だにパソコンカチカチ、渡した印刷用紙は束のまま・・・

 

「え・・・あれ?印刷間違えちゃった?」

と聞くと、

「いや、まだ入力中です!」・・・っと。

 

入力中・・・?

 

と一瞬思考が停止し、確認すると、まさかのWordの文章にExcelデータを一つ一つ丁寧にコピペして入力していました。

 

 (普通に考えて非効率だとは思わなかったのか・・・?フォルダの数から察して、××さんに相談はしなかったのだろうか。)

 

色々思いはありましたが、「仕事を任された!期待に応えたい!」と一心不乱に、誰にも相談せずに頑張ったことなのでしょう。

 

また、Wordのページを1ページ1ページ作成し、3フォルダ目までやってくれていました。(1フォルダ200人程度の顧客データ)

 

残念ながら、コピペミスによるズレがあるとさすがにまずいので、努力の結晶は全て水の泡となりましたが、わざとやった訳ではないこと、私が途中、確認もせずに任せっきりにしてしまったこと、私の配慮の足りなさから、特に何も言いませんでした。

 

この時点で就業時間の終わりが近づいていましたが、自責の念に駆られたのでしょう「すみません、残らせてください。」と深刻そうな顔をしていたので、許可し、その子にとって、初の残業となりました。

 

今日帰り道で、話して分かったことは・・・

Wordはとりあえず文章を書くもの(メモ帳に拡張機能を加えたようなもの)

Excel表計算を簡単にするもの

Powerpointはゼミの発表で初めて使った

また、入力が得意というのは、ゲームのチャットで鍛えたこと。パソコンが少し得意というのは、パソコンの中身のことであって、使い方ではないことが分かりました。

 

入社する時、面接でパソコンの試験はないですし、できるか聞いたとしても、この子の場合、できます!と答えるだろうなあ・・・と思いながら、今回、特に私が言いたいことは、パソコンのことではなく、

報告・連絡・相談の重要性をしっかり教えなくては・・・と、思いました。

 

他にも聞いた話では、

・これであってるだろう。という思い込み。

・××さんは、忙しくしていたため、遠慮してしまったこと。(今日は全体的に忙しかった)

部署の年齢層が全体的に高く、他の人にも話しかけづらいこと。

 

私は今の会社以外でも教育係をしてきたが、本当に難しい。

 

公務員時代に習って、その後、実践してきましたが、

1.支持的機能

2.教育的機能

3.管理的機能

が重要であると考えています。

(福祉部署の先輩に習った話で、一般企業ではあまり使われない?と言う話でしたが)

 

とりあえず、パソコンの操作は自己学習で、お家で覚えてもらうようにお願いし、明日からまた頑張ってもらうこととしました。